1. Günlük/haftalık yapılacak işler listesi hazırlayın: Karmaşık bir güzergahta navigasyonsuz gidersek kayboluruz ya da varmak istediğimiz yere çok geç ulaşırız. Yapılacaklar listesi, zamanı yönetmek için bizi yolda tutar.
2. Yapılacak işlerinizi el yazınızla not alın: Nasıl bir liste tutmak sizi daha çok motive eder onu da bulmaya ihtiyacınız var. Kimi telefonuna not alır, kimi bilgisayarına, kimi de kalem ve kağıt ile bir deftere not alır. Beyin ile ilgili yapılan araştırmalar, notların elle yazılmasının akılda kalması ve eyleme geçirilmesi açısından en faydalı yöntem olduğunu söyler. Biten işlerin üzerini çizmek de bir sonraki maddeye geçmek adına beyni harekete geçirir.
3. Yapılacak işler listenizi aciliyetine ve önem derecesine göre önceliklendirin: Bunu yaparken, 1-2-3 şeklinde numaralandırma da yapabilirsiniz, benim gibi görsel bir hatırlama sistemine sahipseniz, önceliğine göre farklı renkler kullanarak da yapabilirsiniz.
4. Aynı anda mutlaka tek bir iş yapın: Kavşakta geçiş üstünlüğü sadece bir araca aittir. Birden fazla araca geçiş üstünlüğü verilirse, kaza kaçınılmaz olur. O nedenle aynı anda tek bir iş yapmak, zaman yönetimi trafiğinin de düzenli işlemesini sağlar.
5. 20 dakika kesintisiz iş yapmayı alışkanlık haline getirin: Telefonunuzdan, sosyal medyadan ve sizi bölecek tüm unsurlardan 20 dakika boyunca uzaklaşın. Sonra tüm bu sosyal işleriniz için kendinize 5 dakika mola verin. Ardından yine 20 dakika kesintisiz işe devam edin.
6. Güne zor bir iş yaparak başlayın: Yapılan araştırmalar, günün en verimli zamanının 09.00-11.00 saatleri arası olduğunu söylüyor. O nedenle, bu saatler arasında size zor gelen bir işi yapmak, devamındaki işleri yapmaya dair motivasyonunuzu yükseltir.
7. Zor işlerinizi parçalara ayırın ve her parça için kendinize bir süre belirleyin: Örneğin bir rapor yapacaksanız; verilerini toplamak için 1 saat, o verileri analiz etmek ve grafiklendirmek için 1,5 saat, raporun kalanını tamamlamak için de 2 saat gibi işi parçalara bölerek planlayın. Tüm bunları yaparken, kendinizi nasıl yönlendirdiğinize de dikkat edin. “Yapmak zorundayım”, “bitmesi gerekir” şeklinde zorunluluk içeren ifadeler beyin tarafından bir otorite gibi algılanır ve harekete geçmek zorlaşır. Bunun yerine, “bitirebilirim”, “yaparım” gibi inanç ifadeleri ile kendinizi destekleyin.
8. En fazla 5 dakika içinde bitecek işlerinizi hemen tamamlayın, ertelemeyin.
9. Kendinizi ödüllendirin: İsterseniz zor bir işi tamamladıktan sonra, isterseniz de o zor işi yapma esnasında kendinizi ödüllendirin. Örneğin zor bir rapor mu yapacaksınız? Takın kulaklığınızı, açın en sevdiğiniz şarkıyı, yanınıza da kahvenizi alın ve o raporu o şekilde yapın.
10. Yapılacaklar listenizle ilgili kendinize şu 3 soruyu sorun: “Yaptıklarımın arasından hangi işin süresi azalabilir?”, “Yaptıklarımın arasından hangisi elenebilir?”, “Hangi işi başkasına devredebilirim?”
Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı kitabının yazarı Stephen Covey’in söylediği gibi;
Etkili zaman yönetimi, önceliklerin başarıyla uygulanmasıdır. Zamana liderlik etmek ise önceliklere karar vermektir.