İş Hayatı ve Zaman Yönetimi Havaalanının içerisinde bir uçak bakım merkezinde Kalite ve Uçuş Emniyeti Müdürü olarak görev yapıyorum. Oldukça fazla parametrenin ye aldığı ve hataya yer olmayan bir iş kolu olduğu ve ben de tüm prosesslerin düzgün yürüdüğünden emin olması gereken kişi olduğum için iş saatlerimi verimli bir şekilde kullanmak için bazı yöntemler geliştirdim.
Ne kadar çok iş yaparsa o kadar iyi mantığını bir kenara bırakarak gün içerisinde kafası kesik tavuk misali ordan oraya koşturmak yerine “Pareto Prensibi” ni hayatıma soktum. Bu prensibi iş-başarı temelinde yorumlarsak “Yaptığın işlerin %20’si başarının %80’inin oluşturuyor.”
Burada ilk adım olarak öncelikleri belirlememiz gerekiyor.
- Acil fakat önemli olmayan işler
- Acil olmayan önemli işler
- Acil olmayan ve önemsiz işler
Her gün kendime bir “en önemli iş” seçiyorum ve günün kaosuna dalmadan önce tamamlamak için elimden geleni yapıyorum. Biliyorum ki, yapamazsam beynim onu iyice büyütecek ve ben bırakın o işi bitirmeyi, yapmam gereken diğer şeyleri de yarım yamalak bir konsantrasyonla yapmaya çalışacağım. Çok net söyleyebilirim ki, hiçbir işi yapmanın yorgunluğu bitmemiş işlerin insana yüklediği ağırlığı geçemez.
Günün en önemli işini, 50 dakikalık çalışma seansları ve 10 dakikalık molalarla tamamladığımda (bu işin türüne göre 2 seans olabildiği gibi 5 seans da olabiliyor) diğer işlerime geçiyorum. Güne bunu yaparak başladığımda, bir şey başarmış olmanın verdiği tarifsiz duyguyu gün boyu yaşıyorum.
Diğer küçük işler içinse çoğunlukla 10, 20, 30 tekniğini kullanıyorum. Yapmam gereken maksimum 4 işi yazıp yanlarına 10, 20, 30 yazıyorum. Telefonumun kronometresini 10 dakikaya ayarlayıp listemdeki ilk işe konsantre oluyorum. Bu tekniği hayata ilk geçirdiğimde 10 dakika neye yetecek diye düşünmüştüm (birçoğunuzun aklından geçirdiği gibi). Oysa uzun süre ses çıkmayan kronometrenin bozuk olduğundan endişelenerek telefonu kontrol ettiğimde yalnızca 4 dakika geçmiş olduğunu gördüm. Evet dört. Sanırım zaman algımın başka bir boyut kazandığı andı bu. İşte bu yüzden dakikaları hiçbir zaman küçümsememeyi ve bir işi yapmak için “birkaç saat boşluğum olduğunda yaparım” yanılsamasına bir daha düşmemeyi öğrendim.
Tekniğe dönersek, listenizdeki ilk işe 10 dakika ayırdıktan sonra kronometrenin sesiyle birlikte her ne yapıyorsanız bırakıyor ve listedeki 2. işe geçiyorsunuz. 10 dakika ona ayırıp, 3. ve 4. iş için de aynı şekilde devam edip listenizdeki ilk işe dönüyor ve bu defa kronometreyi 20 dakikaya ayarlıyorsunuz. Uzun zamandır aklınızda dönüp dolaşan o iş için yarım saatin (konsantrasyon dolu 10+20 dakika) size yettiğini fark edip şaşırabilirsiniz. Yetmiyorsa da üzülmeyin, her birine ayıracak bir 30 dakikanız daha var. Yine bitmemiş olursa, her bir iş için yüksek konsantrasyonla tam 1 saat çalışarak yol katetmiş olmanın tadını çıkarın ve ardından bir tur daha yapın.
Hangi tekniği kullanırsanız kullanın, zaman yönetiminin kilit noktası konsantrasyondur. Örneğin bir yazı yazmaya çalışırken onu 2 e-mail, 3 whatsapp mesajı, 1 telefon konuşması gibi etkinliklerle bölerseniz günü bitirip iki kelimeyi bir araya getiremediğinizi farkedebilirsiniz. Konsantrasyonunuz bir yerden bir yere geçtiğinde normalde harcayacağınız enerjinin neredeyse iki katını boşa harcamış olursunuz.
Zaman yönetimi size kaliteli işler getirdiği gibi keyif çatacak vakit de bırakır. Bundan sonra “zamanım yok” cümlesini kullanırken, bir daha düşünün, var olanın hakkını gerçekten verebildiniz mi?
